B.T.S. Assistant de Manager


Plan de la section
  • Contexte professionnel
  • Emplois visés
  • Description des activités
  • Finalité 1 : communication, relations internes/externes
  • Finalité 2 : soutien à l'information
  • Finalité 3 : organisation de l'action
  • Finalité 4 : aide à la décision
  • Finalité 5 : prise en charge des activités déléguées
  • Profil souhaité
  • Les épreuves de l'examen
  • Téléchargez le dossier d'inscription

    • Contexte Professionnel

    Les Assistants de Manager intéressent tout type et toute taille d’organisation. Ils exercent leur activité auprès d’un responsable ou d’un groupe de responsables pour lesquels ils assurent le rôle d’interface, voire de médiation, dans les relations internes et externes, y compris dans un contexte international.

    Les fonctions de l’Assistant de Manager dépendent du nombre de responsables pour lesquels il travaille, de la mobilité de l’encadrement et surtout des degrés de délégation du supérieur vers l’assistant.

    Il dispose d’une importante marge d’initiative du fait même de la définition de la fonction d’assistant et de la capacité d’anticipation qu’elle comporte.

    L'intervention de l'Assistant de Manager se situe essentiellement dans les domaines de la communication, de l'organisation et de la gestion administrative au service des différentes fonctions de l'entreprise. Son action est déterminante de l'efficacité du travail administratif dont il assume la responsabilité ainsi que la qualité de la communication et des relations dans l'entreprise et avec les partenaires extérieurs. Il facilite l'adaptation de l'unité dans laquelle il agit aux changements organisationnels et technologiques.

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    Emplois visés

    Les intitulés des emplois des assistants de Manager les plus fréquents sont :

  • Assistant de Direction,
  • Assistant d’équipe,
  • Assistant de groupe projet,
  • Assistant RH,
  • Assistant commercial,
  • Assistant en communication…

    • Les dimensions bilingue ou trilingue de l’emploi se banalisant, les appellations les explicitent de moins en moins.
    L’activité du titulaire du diplôme est essentiellement de nature relationnelle, organisationnelle et administrative mais tend à évoluer sous l’influence des évolutions technologiques qui favorisent :

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    Description des activités

    Les activités professionnelles de l'Assistant de Manager sont orientées vers cinq finalités :

  • la communication,
  • l'organisation,
  • l’aide à la décision,
  • l’assistance,
  • le soutien à l’information.

    • Les tâches qu'elle recouvre se caractérisent par leur diversité, leur simultanéité et leur relative irrégularité qui exigent de l'assistant de Manager l'aptitude à organiser son travail pour respecter les contraintes de temps et de qualité qui lui sont imposées.

    L’ouverture internationale de la plupart des organisations exige des compétences linguistiques dans au moins deux langues étrangères, en expression et compréhension écrites et orales.

    L’assistant doit également, dans le cadre de son poste et des délégations qui lui sont attribuées, cerner le champ et les limites de sa propre responsabilité dans l’organisation.

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    Finalité 1 : Communication, Relations Internes/Externes

    Collaborer avec le manager

  • Instaurer et entretenir la relation avec le manager,
  • Recueillir les consignes de travail,
  • Rendre compte, informer, faire le point.

    • Contribuer à la cohésion des groupes

  • Installer les conditions d'un climat de travail favorable,
  • Animer un travail collaboratif,
  • Gérer une réunion.

    • Assurer l'interface entre le manager et l'environnement de travail

  • Créer, entretenir et activer un réseau relationnel (interne, externe et à l'international),
  • Accueillir et informer en français et en langue étrangère,
  • Communiquer par écrit (en français comme en langue étrangère),
  • négocier en langue française et étrangère.

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    Finalité 2 : Soutien à l'information

    Rechercher l'information

  • Evaluer les besoins d'information,
  • Mobiliser les méthodes de recherche d'information,
  • Assurer une veille informationnelle.


    • Produire une information structurée

  • Créer et modéliser un document,
  • Elaborer un dossier documentaire, un dossier comptable, une revue de presse...


    • Gérer les documents

  • Procéder à l'acquisition numérique de documents,
  • Trier, classer et archiver les documents du service.


    • Contribuer à la qualité du système d'information

  • Optimiser la circulation de l'information,
  • Participer à l'évolution et la sécurité du système d'information.

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    Finalité 3 : Organisation de l'action

    Seconder le manager dans ses activités

  • Préparer et suivre l'action du manager,
  • Tenir les agendas personnels et partagés,
  • Organiser les déplacements.


    • Contribuer à l'amélioration de l'organisation de l'entité

  • Participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre des processus administratifs,
  • Participer à la coordination des activités des membres de l'unité
  • Fournir une assistance à l'utilisation des technologies de l'information et de la communication.


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    Finalité 4 : Aide à la décision

    Identifier un problème ou un besoin

  • Déceler un problème ou un besoin,
  • Définir les objectifs,
  • Identifier les contraintes et les opportunités.


    • Proposer des solutions

  • Rechercher des solutions,
  • Analyser les solutions,
  • Présenter les solutions.


    • Assurer le suivi de la décision

  • Définir un plan d'action,
  • Elaborer un tableau de bord,
  • Analyser les écarts,
  • Alerter et proposer des mesures correctives.

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    Finalité 5 : Prise en charge des activités déléguées

    Assurer la gestion administrative des ressources humaines du service

  • Participer au processus de recrutement,
  • Préparer et suivre les formations,
  • Assurer le suivi des congés annuels,
  • Gérer les absences,
  • Participer à l'information sociale des membres du service,
  • Mettre à jour des données administratives du personnel.


    • Gérer les ressources matérielles d'un service administratif

  • Gérer les achats de petit matériel et de fournitures,
  • aménager l'espace de travail,
  • Elaborer et suivre le budget de fonctionnement du service.


    • Organiser un événement

  • Assurer la logistique,
  • Assurer la communication,
  • Prévoir et gérer les coûts,
  • Evaluer les résultats.

    • Prendre en charge un dossier spécialisé

  • Collecter les informations spécifiques au domaine de spécialité,
  • Mettre en oeuvre les méthodes de travail spécifiques au domaine de spécialité,
  • Evaluer sa performance.

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    Profil souhaité

    En qualité de représentant du manageur, l’assistant est au cœur de relations internes et externes souvent complexes. L’exercice de sa fonction d’interface, notamment dans des contextes d’urgence, induit de fortes exigences comportementales :
    Qualités personnelles

  • Discrétion
  • Méthode, rigueur, organisation
  • Dynamisme, réactivité, créativité, capacité de suggestion
  • Amabilité, disponibilité, sens des relations humaines
  • Patience, pondération, résistance au stress
  • Faculté d'adaptation, autonomie
  • Aptitude au travail en équipe
  • Habileté à gérer les priorités

    • Compétences générales et professionnelles
  • Un bon niveau de culture générale ainsi que la maîtrise de l'expression écrite et orale dans la langue maternelle et dans au moins une langue étrangère sont indispensables.
  • Des compétences en techniques quantitatives de gestion sont nécessaires pour permettre une exploitation satisfaisante des documents usuels.
  • Des connaissances dans les domaines économiques et juridiques permettent à l'assistant de Manager de mieux situer son activité dans son environnement, de mieux évaluer les contraintes et les opportunités dont il doit tenir compte pour réagir de façon pertinente, de s'adapter aux particularités des différentes fonctions de l'entreprise.
  • Il pratique avec aisance la communication dans le domaine professionnel, utilise à bon escient les principes de l'organisation et des méthodes administratives.
  • Il maîtrise également les technologies de communication, de production et de gestion des documents ainsi que de recherche d’informations, y compris dans des bases de données relationnelles grâce à des notions en langage de programmation de requêtes.

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    Les épreuves de l'examen

    Epreuves

    Unités

    Forme

    Durée

    Coef
    Culture générale et expression

    U1

    Ecrit

    4 H

    2
    Expression et culture en Langues Vivantes étrangères - Langue A

    U2.1

    Ecrit

    Oral

    2 H

    20 mn

    2
    Expression et culture en Langues Vivantes étrangères - Langue B

    U2.2

    Ecrit

    Oral

    2 H

    20 mn

    2
    Economie et droit

    U3

    Ecrit

    4 H

    3
    Communication professionnelle en français et langue étrangère

    U4

    CCF

    2 éval

    3
    Diagnostic opérationnel et proposition de solutions

    U5

    Ecrit

    4 H

    4
    Action professionnelle

    U6
    CCF

    2 éval

    4

    * CCF : Contrôle Continu en Formation - éval : évaluation

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    Téléchargez le dossier d'inscription